Datenschutzerklärung von Return on Investment LTD

Einleitung

Willkommen bei der Datenschutzerklärung von Return on Investment Ltd.

Return on Investment Ltd („ROI“, „wir“, „uns“, „unser“) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung erläutert:

• welche personenbezogenen Daten wir erheben;
• wie wir diese verwenden, speichern und weitergeben;
• welche Rechte Sie in Bezug auf den Datenschutz haben; und
• wie Sie gesetzlich geschützt sind.

Diese Erklärung ist in einer mehrstufigen Struktur aufgebaut, damit Sie leicht zu den einzelnen Abschnitten navigieren können. Zusätzliche Datenschutzhinweise können bereitgestellt werden, wenn wir Daten in bestimmten Kontexten erheben (z. B. über Website-Formulare oder bei der Anmeldung zu Veranstaltungen). Diese ergänzen die vorliegende Erklärung, ersetzen sie jedoch nicht.

Diese Website richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

1. Wichtige Informationen und wer wir sind

Zweck dieser Datenschutzerklärung

Return on Investment Ltd ist der Verantwortliche für:

• Kundenkontakte (Mitarbeiter/Vertreter unserer Kunden und potenziellen Kunden);
• Lieferanten;
• Website-Nutzer;
• Personen, die sich direkt an uns wenden.

Wenn wir personenbezogene Daten von Kunden im Auftrag unserer Auftraggeber (z. B. Automobilhersteller oder Leasinggesellschaften) verarbeiten, agieren wir als Auftragsverarbeiter. In diesen Fällen ist der jeweilige Auftraggeber der Verantwortliche und legt die Zwecke der Verarbeitung fest.

Datenschutzbeauftragter (DSB)

• E-Mail: dpo@roiltd.co.uk
• Postanschrift: Return on Investment Ltd, Pepper House, Market Street, Nantwich, CW5 5DQ
• Telefon: 01270 610400 (fragen Sie nach dem Datenschutzbeauftragten)

Beschwerden (Recht auf Einreichung einer Beschwerde)

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim britischen Information Commissioner’s Office (ICO) unter www.ico.org.uk einreichen.
Wir bitten Sie, sich zunächst an uns zu wenden, damit wir versuchen können, das Problem zu lösen. Ein elektronisches Beschwerdeformular steht auf unserer Website zur Verfügung. Wir werden Beschwerden innerhalb von 30 Tagen bestätigen und ohne unnötige Verzögerung darauf antworten.

2. Die Daten, die wir über Sie erheben

Wir können die folgenden Arten personenbezogener Daten erheben, verwenden, speichern und übermitteln. Welche Daten erhoben werden, hängt von Ihrer Beziehung zu uns ab.

Identitätsdaten

z. B. Vorname, Nachname, Anrede, berufliche Funktion.
(Identitätsnachweise wie Reisepass oder Führerschein werden nur dann erhoben, wenn dies für bestimmte vertragliche oder behördliche Zwecke erforderlich ist, beispielsweise im Rahmen der Sorgfaltspflicht gegenüber Lieferanten.)

Kontaktdaten

z. B. Geschäftsadresse, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummern.

Fahrzeugdaten (Kunden)

z. B. Kfz-Kennzeichen (VRN), Fahrzeugidentifikationsnummer (VIN), Kaufdatum.

Finanz- und Transaktionsdaten

z. B. Zahlungsdetails, Rechnungsadresse, Ergebnisse der Bonitätsprüfung (nur Lieferanten), Aufzeichnungen über Zahlungen an uns bzw. von uns oder unseren Kunden.

Technische Daten

z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Zeitzone, Anmeldedaten, Interaktionsprotokolle.

Profil- und Nutzungsdaten

z. B. Anmeldedaten für Ihr Konto (sofern zutreffend), Präferenzen, Antworten auf Umfragen, Interaktion mit E-Mails, die wir im Auftrag unserer Kunden versenden, Nutzung unserer Produkte/Dienstleistungen oder der unserer Kunden.

Marketing- und Kommunikationsdaten

z. B. Ihre Präferenzen hinsichtlich des Erhalts von Marketingmitteilungen.

Videoüberwachungsaufnahmen

Aufgenommen an Ein- und Ausgängen sowie in Bereichen der Datenverarbeitung. In der Regel werden diese nicht länger als 31 Tage aufbewahrt, es sei denn, dies ist aus Sicherheitsgründen, zur Untersuchung von Vorfällen oder aus rechtlichen Gründen erforderlich.

Daten besonderer Kategorien

Wir erheben grundsätzlich keine Daten besonderer Kategorien.
Wenn wir jedoch Kundenveranstaltungen unterstützen, erheben wir unter Umständen in begrenztem Umfang Gesundheitsdaten, wie z. B. Ernährungsbedürfnisse oder Anforderungen an die Barrierefreiheit.

Solche Daten werden nur verarbeitet:

• mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; oder
• sofern dies aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich ist (z. B. Gesundheits- und Sicherheitsverpflichtungen).

Sie unterliegen verstärkten Zugriffskontrollen und werden nach der Veranstaltung gelöscht, sofern keine ausdrückliche Verpflichtung oder Vereinbarung zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Nichtbereitstellung von Daten

Sollten Sie gesetzlich oder vertraglich vorgeschriebene Daten nicht bereitstellen, müssen wir die für Sie erbrachte Dienstleistung möglicherweise einstellen.

3. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben? (Datenquelle

Wir nutzen verschiedene Methoden, um Daten von Ihnen und über Sie zu erheben,
unter anderem durch:

Direkte Interaktionen

Sie stellen uns Daten zur Verfügung, indem Sie uns über Website-Formulare, per Telefon, E-Mail, Post oder persönlich kontaktieren.

Automatisierte Technologien

Wenn Sie mit unserer Website interagieren, erfassen wir technische und
Nutzungsdaten mithilfe von Cookies und Protokolldateien.
(Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.)

Kunden (wenn wir als Auftragsverarbeiter tätig sind)

Kunden können uns Kundendaten zur Verarbeitung in ihrem Auftrag zur Verfügung stellen.
Kunden sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie über eine rechtmäßige Grundlage für die Weitergabe dieser Daten an uns verfügen.

Dritte und öffentlich zugängliche Quellen

Beispiele hierfür sind Analyseanbieter (z. B. Google), Zahlungsabwickler, Datenaggregatoren, das Handelsregister „Companies House“, Unternehmensverzeichnisse sowie öffentliche Websites und soziale Medien.

Videoüberwachungssysteme

In unseren Räumlichkeiten werden zu Sicherheitszwecken Bildaufnahmen erfasst.

4. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist. In der Regel verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten unter den folgenden Umständen: wenn wir einen Vertrag erfüllen müssen, einer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen oder wenn dies für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre Rechte nicht überwiegen. Die konkreten Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind in den folgenden Tabellen aufgeführt:

Kunden unserer Auftraggeber (Auftragsverarbeiter)

Wenn wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten wir Daten gemäß den Anweisungen unseres
Kunden.

Lieferanten

Nutzer unserer Website

Marketing

Marketing durch ROI (Verantwortlicher)

Sie erhalten möglicherweise Marketingmitteilungen von uns, wenn:

• Sie Informationen von uns angefordert haben; oder
• Sie Dienstleistungen bei uns erworben haben; und
• Sie sich nicht vom Erhalt von Marketingmitteilungen abgemeldet haben.

Marketing durch unsere Kunden (Auftragsverarbeiter)

Sie können von uns im Auftrag unserer Kunden Marketingmitteilungen erhalten, sofern:

• dies gemäß PECR für B2B-Kommunikation zulässig ist oder
• die Einwilligung vom Kunden eingeholt wurde.

Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Werbung durch Dritte

Wir holen Ihre ausdrückliche Einwilligung ein, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken an unabhängige Dritte weitergeben.

Cookies

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er alle oder bestimmte Browser-Cookies ablehnt oder Sie benachrichtigt, wenn Websites Cookies setzen oder darauf zugreifen. Bitte beachten Sie, dass bei Deaktivierung oder Ablehnung von Cookies möglicherweise auf bestimmte Teile unserer Website nicht mehr zugegriffen werden kann oder diese nicht ordnungsgemäß funktionieren. Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Änderung des Verarbeitungszwecks

Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, es sei denn, dies ist mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar. Sollten wir Ihre Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren.

5. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir können Ihre Daten an folgende Stellen weitergeben:

• Kunden (sofern Sie Kunde sind);
• Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter tätig sind (z. B. IT, Hosting, Analytik);
• Fachberater (Rechtsanwälte, Bankberater, Wirtschaftsprüfer, Versicherer);
• Aufsichtsbehörden und Behörden (sofern gesetzlich vorgeschrieben);
• Dritten, die an Fusionen, Übernahmen oder Umstrukturierungen beteiligt sind.

Alle Dritten müssen Ihre Daten sicher und ausschließlich gemäß unseren Anweisungen verarbeiten. Wenn wir als Auftragsverarbeiter auftreten, richtet sich die Weitergabe Ihrer Daten nach den Vorgaben unseres Kunden

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs bzw. des EWR. In solchen Fällen stellen wir angemessene Schutzmaßnahmen sicher, wie zum Beispiel:

• Angemessenheitsverordnungen/-beschlüsse; oder
• das britische Abkommen über internationale Datenübermittlungen (IDTA) / den britischen Nachtrag zu den EU-Standardvertragsklauseln.

7. Datensicherheit

Wir ergreifen angemessene organisatorische und technische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen. Der Zugriff ist auf diejenigen beschränkt, die einen geschäftlichen Bedarf haben und der Geheimhaltungspflicht unterliegen.

Wir verfügen über Verfahren zur Reaktion auf vermutete Datenschutzverletzungen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verwenden Ihre Daten nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich schwerwiegende Auswirkungen haben.

Wir führen unter Umständen in begrenztem Umfang Profiling durch (z. B. Interaktionsanalysen oder Marketingsegmentierung). Dies hat keine wesentlichen Auswirkungen auf Sie.

Sollten wir in Zukunft automatisierte Entscheidungsfindung einführen, werden wir diese Richtlinie aktualisieren und Ihre Rechte erläutern.

9. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, einschließlich gesetzlicher, behördlicher, steuerlicher und buchhalterischer Anforderungen.

Beispiele (nicht erschöpfend):

• Kundenunterlagen: werden nach Beendigung der Geschäftsbeziehung 6 Jahre lang aufbewahrt (gesetzliche Vorschrift).
• Videoüberwachungsaufnahmen: werden in der Regel 31 Tage lang aufbewahrt, sofern sie nicht für Ermittlungszwecke benötigt werden.
• Veranstaltungsbezogene Daten besonderer Kategorien: werden unmittelbar nach der Veranstaltung gelöscht, es sei denn, eine weitere Aufbewahrung ist erforderlich oder Sie haben Ihre Einwilligung erteilt.

10. Ihre gesetzlichen Rechte

Ihnen stehen gemäß dem Datenschutzrecht bestimmte Rechte zu, darunter das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten;
• unrichtige Daten zu berichtigen;
• die Löschung zu verlangen;
• der Verarbeitung zu widersprechen (einschließlich Direktmarketing);
• die Verarbeitung einzuschränken;
• die Datenübertragbarkeit zu beantragen;
• Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (sofern zutreffend).

Wir behalten uns vor, vor der Beantwortung Ihres Antrags einen Identitätsnachweis zu verlangen. Wir bemühen uns, innerhalb eines Monats zu antworten.

11. Glossar

Kunde – eine Organisation (z. B. ein Automobilhersteller, eine Händlergruppe oder eine Leasinggesellschaft), die ROI mit der Erbringung von Dienstleistungen beauftragt. Kundenkontakt – ein Mitarbeiter oder Vertreter eines Kunden oder potenziellen Kunden.

Kunde – eine Person, die von einem Kunden angebotene Produkte oder Dienstleistungen erwirbt, nutzt oder daran interessiert ist (z. B. ein Flottenkäufer, ein Nutzer von Firmenfahrzeugen oder ein potenzieller Kunde).

Personenbezogene Daten – alle Informationen, die eine natürliche Person identifizieren, sich auf sie beziehen oder vernünftigerweise mit ihr in Verbindung gebracht werden können (wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Identifikationsnummern, IP-Adresse).

Daten besonderer Kategorien – sensiblere Kategorien personenbezogener Daten, die gemäß der britischen DSGVO zusätzlichen Schutz erfordern, wie z. B. Gesundheitsdaten (z. B. Barrierefreiheitsbedürfnisse oder Ernährungsbedürfnisse bei Veranstaltungen).

Einwilligung – eine freiwillig erteilte, spezifische, informierte und eindeutige Willensbekundung, die in der Regel durch eine klare bestätigende Handlung (z. B. das Ankreuzen eines Kästchens) zum Ausdruck gebracht wird und mit der Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustimmen.

Verantwortlicher – die Organisation, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. ROI ist der Verantwortliche für Kundenkontakte, Lieferanten und Website-Nutzer. Kunden sind in der Regel der Verantwortliche für Kundendaten, die wir in ihrem Auftrag verarbeiten.

Auftragsverarbeiter – eine Organisation, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen und gemäß dessen Anweisungen verarbeitet. ROI fungiert als Auftragsverarbeiter bei der Verarbeitung von Kundendaten für
Kunden.

Berechtigte Interessen – unser Interesse an einem effektiven und sicheren Geschäftsbetrieb. Wir prüfen und wägen mögliche Auswirkungen auf Ihre Rechte ab, bevor wir uns auf diese Grundlage stützen.

Erfüllung eines Vertrags – Verarbeitung, die zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin vor Abschluss eines Vertrags erforderlich ist.

Gesetzliche Verpflichtung – Verarbeitung, die zur Einhaltung britischer Rechtsvorschriften erforderlich ist.

Externe Dritte – Organisationen, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen unterstützen, darunter:

• Anbieter von IT- und Systemadministrationsdiensten;
• Fachberater (z. B. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Versicherer);
• HMRC, Aufsichtsbehörden und andere Behörden;
• Anbieter von Cloud-Hosting und Infrastruktur.